Muchos puestos de trabajo tienen un tiempo de inactividad durante el día o la semana. Usted no puede ver lo más útil porque es sólo de cinco, 10 o 15 minutos, por lo que desperdiciar lejos. Si utiliza esos minutos preciados de manera eficaz, se puede ir a casa al final del día con menos estrés o por delante del juego.
"Si usted es como muchas personas, un extra de 10 minutos antes de un descanso, el almuerzo o al final del día no se considera como tiempo productivo porque no es lo suficiente como para empezar a nada", dice Laura Stack, presidente de la Productividad Pro Inc. en Highlands Ranch, Colorado, y autor de encontrar más tiempo. "Pero aprender a hacer uso de pequeños fragmentos de tiempo se puede hacer una diferencia en su productividad y el estrés nivel. "
Aquí están las estrategias de la señora de la pila para el uso de su tiempo de inactividad.
La regla de tres minutos
Como usted está realizando sus tareas diarias, te encontrarás con cosas que son ya sea mundana o no urgente, pero que tendrá que hacer en algún momento: respondiendo a un correo electrónico, la firma de un formulario, enviar por fax un documento. Usted puede tener la tentación de posponer estas tareas hasta que tenga un tiempo de inactividad.
Si usted tiene un montón de tareas, puede crear estrés cuando se mire o piensa en ello. Aunque una opción es hacer mella a la pila durante su tiempo de inactividad, la mejor opción es no crear ese montón en el primer lugar.
"Si usted puede completar algo en tres minutos o menos, usted debe hacerlo de inmediato, sin tener en cuenta la importancia," dice la Sra. Stack. "Las cosas pequeñas se suman rápidamente, y si usted no toma el cuidado de ellos de inmediato, vas a terminar con 33 cosas que hacer, que usted entonces tiene que revisar, tomando aún más tiempo."
Lleve un registro de tiempo
Para la próxima semana, hacer una lista de las veces durante el día cuando se tiene cinco o más minutos de tiempo de inactividad. Asegúrese de incluir las pequeñas pérdidas de tiempo, como el tiempo que estás en espera en el teléfono o el tiempo que su compañero de trabajo se acerca a charlar.
Al final de cada día, se suman los minutos, luego vienen Viernes, sume los minutos para la semana. Usted puede ser sorprendido que se suma a horas de tiempo improductivo.
Haga una lista de las cosas que puede hacer en cinco, 10 y 15 minutos, y publicar la lista en donde lo vas a ver. Entonces no tendrá que perder alguno de esos preciosos minutos de tiempo de inactividad tratando de averiguar qué hacer con ellos. Cada trabajo es diferente, por lo que la lista de cada empleado contendrá diferentes tareas. Aquí están algunas ideas para ayudarle a empezar.
Cinco minutos
Haga una cita.
Limpie con una pequeña zona de desorden.
Ordenar por correo.
Escriba una lista de cosas por hacer.
Revise sus mensajes de correo de voz.
Haga copias.
10 minutos
Respuesta correos electrónicos.
Actualizar el calendario.
Limpiar un archivo.
Lea un artículo.
Organice su escritorio.
15 minutos
Planificar un proyecto.
Trabajar en un proyecto.
Escriba una carta.
Elimine los documentos innecesarios en su computadora.
Vuelva llamadas telefónicas.
Vuelva a leer notas de la reunión y escribir un plan de acción.
Establezca metas para el próximo mes.
Póngase al día con una propuesta persistente.
¿Cuáles serán sus cinco, 10 - y la lista de 15 minutos a incluir? Escriba su lista ahora, mientras que usted está pensando en ello, y que lo ponga en su área de trabajo en la actualidad.
"Por supuesto, no se puede alcanzar el alto nivel de concentración en 10 minutos que usted puede en 20 o 30 años", dice la Sra. Stack. "Sin embargo, esos pedazos de tiempo son oportunidades ya sea para saltar lejos en proyectos más grandes o acabar con las actividades más pequeñas."